1. INTRODUCTION
Chaque fois qu’il est fait référence à Dyls dans la présente déclaration de confidentialité, il s’agit de Dyls SA, dont le siège social est situé Naamsestraat 37, 3000 Leuven et qui est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d’entreprise 0877.573.054, RPR Leuven, ainsi que de chaque entreprise affiliée et/ou liée à Dyls SA.
Dyls attache une grande importance à la collecte et au traitement sûrs, transparents et confidentiels de vos données personnelles. En particulier, nous souhaitons protéger les données de nos clients, sous-traitants et fournisseurs contre, entre autres, la perte, les fuites, les erreurs, l’accès non autorisé ou le traitement illégal.
Par le biais du présent avis sur la protection des données, nous souhaitons vous informer de la collecte et du traitement de vos données personnelles.
Nous vous demandons de lire attentivement cet avis de confidentialité, car il contient des informations essentielles sur la manière dont vos données personnelles sont traitées et dans quel but.
En soumettant vos données personnelles, vous déclarez explicitement avoir pris connaissance de la présente déclaration de confidentialité et vous l’acceptez également explicitement, ainsi que le traitement lui-même.
2. SCOPE
La présente déclaration de confidentialité concerne tous les services que nous fournissons et, en général, toutes les activités que nous menons.
3. LE RESPONSABLE DU TRAITEMENT DES DONNÉES ET SES ENGAGEMENTS
Dyls est le responsable du traitement de vos données personnelles.
Lors de la collecte et du traitement de vos données personnelles, nous respectons la réglementation belge en matière de protection des données personnelles, ainsi que le Règlement général sur la protection des données ( » RGPD « ) à compter de son entrée en vigueur le 25 mai 2018.
4. LE TRAITEMENT DES DONNÉES PERSONNELLES
En fonction de vos activités et de votre relation avec notre entreprise, vous nous fournissez les données personnelles suivantes : votre identité et vos coordonnées (nom, titre, adresse, numéro de TVA, adresse e-mail, numéro de téléphone et de portable), vos données de facturation et de paiement, votre type de navigateur, ainsi que, le cas échéant, l’entreprise dans laquelle vous êtes impliqué, votre fonction au sein de cette entreprise, etc. Pour certaines obligations légales spécifiques (enregistrement électronique des présences, déclaration 30bis des travaux, …), il se peut que vous nous fournissiez des données supplémentaires pour enregistrer votre présence (telles que les données E-ID, le numéro de Limo).
Nous vous rappelons que vous êtes responsable de toutes les données que vous nous fournissez et que nous avons confiance en leur exactitude. Si vos données ne sont plus à jour, nous vous demandons de nous en informer par retour.
Vous n’êtes pas obligé de communiquer vos données personnelles, mais vous comprenez que la fourniture de certains services ou la coopération devient impossible si vous ne consentez pas à leur collecte et à leur traitement.
La notion de traitement est large et couvre, entre autres, la collecte, le stockage, la mise à jour, la modification, la consultation, l’utilisation, la diffusion, la mise à disposition, l’archivage, l’effacement ou la destruction éventuelle de ces données.
5. FINALITÉ ET BASE JURIDIQUE DU TRAITEMENT
5.1. Données clients
Dans le cadre de nos services et de nos activités, nous collectons et traitons l’identité et les coordonnées de nos clients et mandants, de leur personnel, de leurs employés, de leurs mandataires et autres contacts utiles. Les finalités de ce traitement sont l’exécution des contrats avec nos clients, la gestion des clients, la comptabilité, l’exécution d’actes notariés, les études, les statistiques et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les motifs légaux sont l’exécution du contrat, le respect des obligations légales et réglementaires (comme la déclaration 30bis des travaux) et/ou notre intérêt légitime. Pour l’établissement d’actes notariés, les données E-ID et le numéro de compte bancaire sont également traités le cas échéant.
5.2. Données des fournisseurs et des sous-traitants
Nous recueillons et traitons l’identité et les coordonnées de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que de leurs (sous-)contractants, personnel, employés, personnes nommées et autres contacts utiles. Les objectifs de ces processus sont l’exécution du présent accord, la gestion des fournisseurs/sous-traitants, la comptabilité et les activités de marketing direct telles que l’envoi d’informations promotionnelles ou commerciales. Les motifs légaux sont l’exécution de la convention, le respect des obligations légales et réglementaires (comme l’enregistrement électronique obligatoire des présences, la déclaration 30bis des travaux, la liste des présences ou d’autres obligations dans les marchés publics, etc.) et/ou notre intérêt légitime (comme pour le marketing direct). Aux fins de l’enregistrement électronique des présences, les données E-ID ou le numéro de Limo sont également traités le cas échéant. Pour les activités de marketing direct par courrier électronique (telles qu’une lettre d’information ou une invitation à des événements), le consentement sera toujours demandé et pourra également être retiré à tout moment.
5.3. Données sur le personnel
Nous traitons les données personnelles de nos employés dans le cadre de notre gestion du personnel et de l’administration des salaires. Compte tenu de sa nature spécifique, ce traitement est réglementé plus en détail dans une politique de protection des données pour les employés.
5.4. Autres données
Outre les données des clients, des fournisseurs/sous-traitants et du personnel, nous traitons également les données personnelles d’autres personnes, telles que d’éventuels nouveaux clients/prospects, des contacts utiles dans notre secteur, des contacts de réseau, des contacts d’experts, etc. Les finalités de ces traitements sont dans l’intérêt de notre activité, du marketing direct et des relations publiques. La base juridique est notre intérêt légitime ou, dans certains cas, l’exécution d’un accord.
6. LA DURÉE
DU TRAITEMENT
Les données personnelles seront stockées et traitées par nos soins pendant une période de temps nécessaire par rapport aux objectifs du traitement et par rapport à la relation (contractuelle ou non) que nous avons avec vous.
Les données des clients et des fournisseurs ou sous-traitants seront en tout cas supprimées de nos systèmes après une période de dix ans après la fin de l’accord ou du projet, à l’exception de ces données personnelles que nous devons conserver plus longtemps sur la base d’une législation spécifique ou en cas de litige en cours pour lequel les données personnelles sont encore nécessaires.
7. DROITS
Conformément et sous réserve des termes de la législation belge sur la protection de la vie privée et des dispositions du Règlement général sur la protection des données, nous vous informons que vous disposez des droits suivants :
- Droit d’accès et d’inspection : vous avez le droit de consulter, gratuitement, les données que nous détenons à votre sujet et de savoir quel usage en a été fait.
- Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification (correction) de vos données personnelles incorrectes ainsi que de compléter les données personnelles incomplètes.
- Droit à l’effacement ou à la restriction des données : vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données personnelles ou de restreindre leur traitement dans les circonstances et les conditions prévues par le Règlement général sur la protection des données. Nous pouvons refuser l’effacement ou la limitation des données à caractère personnel qui nous sont nécessaires pour exécuter une obligation légale, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
- Droit à la portabilité des données : vous avez le droit d’obtenir les données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, commun et lisible par machine. Vous avez le droit de transférer ces données à un autre contrôleur de données.
- Droit d’opposition : vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons sérieuses et légitimes. Toutefois, veuillez noter que vous ne pouvez pas vous opposer au traitement des données personnelles qui nous sont nécessaires pour exécuter une obligation légale, l’exécution du contrat ou notre intérêt légitime, et ce aussi longtemps que ces données sont nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées.
- Droit de retrait du consentement : Si le traitement des données personnelles est basé sur le consentement préalable, vous avez le droit de retirer ce consentement. Ces données à caractère personnel ne seront alors traitées que si nous avons une autre base juridique pour le faire.
- Décisions automatiques et profilage : nous confirmons que le traitement des données personnelles n’implique aucun profilage et que vous n’êtes soumis à aucune décision entièrement automatisée.
Vous pouvez exercer les droits susmentionnés en envoyant un e-mail à info@dyls.be ou une lettre par la poste à Dyls, Naamsestraat 37, 3000 Leuven.
Nous nous efforçons de traiter vos données personnelles de manière prudente et légitime, conformément à la réglementation applicable. Si vous pensez néanmoins que vos droits ont été violés et que vos préoccupations n’ont pas été prises en compte au sein de notre entreprise, vous êtes libre de déposer une plainte auprès de :
Commission de la protection de la vie privée
Rue du Bois Sauvage 35, 1000 Bruxelles
Tél. 02 274 48 00
Fax. 02 274 48 35
Courriel : commission@privacycommission.be
8. TRANSFERT À DES TIERS
Certaines données personnelles collectées par nos soins seront transmises et éventuellement traitées par des prestataires de services tiers, tels que notre fournisseur informatique, notre comptable, notre auditeur, notre notaire, notre banque, notre successeur légal, d’autres prestataires de services ainsi que des sociétés affiliées et/ou apparentées à Dyls aux mêmes fins que celles mentionnées dans la présente politique de confidentialité, ainsi que par les autorités (par exemple pour la déclaration 30bis des travaux, l’enregistrement électronique des présences ou la mise en concurrence pour les marchés publics).
Il est possible qu’un ou plusieurs des tiers susmentionnés soient situés en dehors de l’Espace économique européen (« EEE »). Toutefois, les données personnelles ne seront transférées que vers des pays tiers offrant un niveau de protection adéquat.
Les employés, dirigeants et/ou représentants des prestataires ou institutions susmentionnés et les prestataires de services spécialisés mandatés par eux doivent respecter le caractère confidentiel de vos données personnelles et ne peuvent utiliser ces données qu’aux fins pour lesquelles elles ont été fournies.
Si nécessaire, vos données personnelles peuvent être transmises à d’autres tiers. Cela peut se produire si, par exemple, nous sommes réorganisés en tout ou en partie, si nos activités sont transférées ou si nous sommes déclarés en faillite. Il est également possible que des données à caractère personnel doivent être transmises afin de se conformer à une décision de justice ou de remplir une certaine obligation légale. Dans ce cas, nous ferons des efforts raisonnables pour vous informer à l’avance de cette communication à d’autres tiers. Toutefois, vous reconnaissez et comprenez que, dans certaines circonstances, cela n’est pas toujours possible d’un point de vue technique ou commercial ou que des restrictions légales peuvent s’appliquer.
En aucun cas, nous ne vendrons ni ne mettrons vos données personnelles à la disposition d’agences de marketing direct ou de prestataires de services similaires, sauf avec votre consentement préalable.
9. MESURES TECHNIQUES ET ORGANISATIONNELLES
Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour traiter vos données personnelles avec un niveau de sécurité adéquat et pour les protéger contre la destruction, la perte, la falsification, l’altération, l’accès non autorisé ou la divulgation accidentelle à des tiers, ainsi que contre tout autre traitement non autorisé de ces données.
En aucun cas, Dyls ne peut être tenu responsable de tout dommage direct ou indirect résultant d’une utilisation incorrecte ou illégale des données personnelles par un tiers.
10. ACCÈS PAR DES TIERS
Aux fins du traitement de vos données personnelles, nous accordons l’accès à vos données personnelles à nos employés, collaborateurs et personnes nommées. Nous garantissons un niveau de protection similaire en fournissant des obligations contractuelles à ces employés, travailleurs et contractants, qui sont similaires au présent avis de protection des données.
11. DES QUESTIONS ?
Si, après avoir lu cet avis de protection des données, vous avez d’autres questions ou remarques concernant la collecte et le traitement de vos données personnelles, vous pouvez contacter Dyls, soit par courrier à Naamsestraat 37 – 3000 Leuven, soit en envoyant un e-mail à info@dyls.be.
Dernière modification le 23 septembre 2020